目前，很多企業(yè)對ISO 9001質(zhì)量管理體系的了解比過去更深入，管理也越來越規(guī)范。內(nèi)部審核是檢驗(yàn)質(zhì)量管理體系運(yùn)行績效的有效方法，是推動持續(xù)改進(jìn)的動力，因此，內(nèi)審員的審核質(zhì)量就顯得尤其重要。如何進(jìn)行內(nèi)部審核是很多管理者關(guān)心的問題，結(jié)合下面的要點(diǎn)，看看你的內(nèi)審是不是在走形式。
一、首先，要對內(nèi)部審核進(jìn)行充分有效策劃：包括內(nèi)審人員配置，制定審核計(jì)劃，檢查表設(shè)定。
(1)內(nèi)審人員配置
選擇內(nèi)審員應(yīng)考慮如下：
A.覆蓋面
最好每個(gè)部門選派一至兩名，至少要生產(chǎn)部、品質(zhì)部、技術(shù)部、管理部等主要部門相關(guān)人員參與，因?yàn)橥鶃碜赃@些部門的審核人員管理系統(tǒng)意識比較強(qiáng)，可保證審核深度。同時(shí)要注意梯隊(duì)建設(shè)，避免人員流失造成無審核員可用。
B.能力確認(rèn)
經(jīng)過ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)培訓(xùn)，并獲得資格認(rèn)可。最好結(jié)合內(nèi)審員培訓(xùn)合格證書及內(nèi)部認(rèn)可流程(實(shí)習(xí)、考核、再培訓(xùn)等)，以提高審核技能。
(2)審核計(jì)劃
審核時(shí)機(jī)：避免一年一次的定式內(nèi)審，宜根據(jù)體系成熟度，及是否有影響體系運(yùn)行的重大變化來策劃審核的時(shí)機(jī)和頻次。
審核計(jì)劃應(yīng)在審核日前一周左右下發(fā)至被審核部門，讓被審核部門有合適的時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備。所有需要審核的部門及管理層應(yīng)在計(jì)劃中體現(xiàn)，最好地，審核的內(nèi)容包括條款號也體現(xiàn)出來。
審核時(shí)間要根據(jù)部門管理職責(zé)的復(fù)雜性合理安排，建議生產(chǎn)部、品質(zhì)部及技術(shù)部等主要部門審核時(shí)間合計(jì)至少占全部時(shí)間的1/2。
審核組長宜指派一名協(xié)調(diào)能力強(qiáng)，有較強(qiáng)的系統(tǒng)管理思維的人員(如品質(zhì)主管等)擔(dān)當(dāng)。
為體現(xiàn)公正性，盡量避免審核員審自己職責(zé)負(fù)責(zé)的內(nèi)容。
(3)檢查表
一個(gè)好的檢查表能很好地指導(dǎo)審核員尤其是剛從事審核沒多久的審核員進(jìn)行審核。
最好按部門而不按條款來編寫檢查表，這樣審核員更易把握審核也更順暢。
編寫時(shí)注意不要遺漏過程和條款，一些共有的檢查點(diǎn)如質(zhì)量目標(biāo)、文件控制、記錄控制、能力意識培訓(xùn)、糾防措施等在各部門審核表中都應(yīng)體現(xiàn)。
二、其次，審核過程控制。
(1)內(nèi)審員審核時(shí)要做到層次分明，把握審核重點(diǎn)，對關(guān)鍵問題要進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，避免走馬觀花，泛泛而談。
(2)審核時(shí)多提開放式提問，對問題點(diǎn)進(jìn)行充分溝通，除了印證符合性外，也尋求體系完善的輸入來源。
(3)對上次內(nèi)部或外部審核提出的問題在審核時(shí)宜進(jìn)行必要的跟蹤。
(4)交叉審核的必要性，如當(dāng)遇到有些證據(jù)需要跨部門、跨功能組來確認(rèn)時(shí)，不同審核組成員應(yīng)溝通并將信息傳遞給對方去跟蹤。
三、最后，內(nèi)部審核結(jié)束后，要進(jìn)行必要總結(jié)和負(fù)面問題的跟蹤關(guān)閉。
(1)內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)的負(fù)面問題要設(shè)定整改責(zé)任人和期限，并進(jìn)行及時(shí)關(guān)閉。
(2)擬定的糾正措施需針對發(fā)生問題的根本原因。
(3)總結(jié)的目的：找到內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的系統(tǒng)問題和主要原因，從而提供給管理層進(jìn)行評審是否進(jìn)行優(yōu)化資源配置、質(zhì)量目標(biāo)變更等。
當(dāng)然，管理層對內(nèi)審工作的重視，很大程度決定了內(nèi)審的成效，管理層應(yīng)從制度上保證內(nèi)審工作順利進(jìn)行。有時(shí)，某些企業(yè)采用了一定的獎懲措施以支持內(nèi)審工作，但要避免被審方因害怕審核采取抵制行為，影響證據(jù)的收集和判定。大家要明白：內(nèi)部審核的目的是發(fā)現(xiàn)問題、改進(jìn)問題從而推動質(zhì)量管理體系的持續(xù)改進(jìn)。
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